Backoffice Service Coördinator

PROBAT B.V.

Service Coördinator

Al meer dan 155 jaar staat PROBAT voor pioniersgeest en innovatiekracht in de koffie-industrie. Door gerichte overnames in de voedingsmiddelenverwerking, intensieve technologische kennisuitwisseling binnen de bedrijvengroep en de uitbreiding van een wereldwijd servicenetwerk, is PROBAT uitgegroeid tot een toonaangevende totaalleverancier voor de voedingsindustrie. Het bedrijf ontwerpt, ontwikkelt en produceert machines, kant-en-klare productiesystemen, milieutechnologieën en intelligente besturingssystemen met geïntegreerd smart-data-beheer.

Met ongeveer 1.200 medewerkers op locaties in Brazilië, Canada, India, Italië, Schotland, Nederland en de Verenigde Staten, en een aanwezigheid in meer dan 40 landen, biedt PROBAT zijn klanten wereldwijd uitgebreide oplossingen, uitstekende service en diepgaande branchekennis – alles vanuit één hand.

Jouw taken:

Locatie: Koog aan de Zaan, Nederland

Ben jij een organisatorische duizendpoot met een passie voor service binnen een technische omgeving? Als Backoffice Service Coördinator zorg jij dat alles achter de schermen soepel verloopt: van factuur- en urenverwerking tot planning en klantcommunicatie. Met jouw gestructureerde aanpak en klantgerichte blik ben je een onmisbare schakel binnen de serviceafdeling en draag je direct bij aan tevreden klanten en collega’s.

Plaats in de organisatie:
De functie valt binnen de Serviceafdeling en je rapporteert rechtstreeks aan de Service Manager.
Teamgrootte:
Je werkt samen met een team van 9 collega’s. Het team bestaat uit After Sales, Backoffice, Customer Support en Field Service.
Internationale verbindingen:
Door de wereldwijde structuur van onze groep vindt er regelmatig afstemming plaats met internationale vestigingen, met name met Emmerich. Projectwerk gebeurt vaak in interculturele teams.

Jouw Taken:
• Controleren en verwerken van servicefacturen.
• Verwerken en controleren van urenregistraties van technici.
• Up-to-date houden van het planningssysteem en ondersteunen bij
administratieve voorbereiding van planning.
• Vastleggen, bijwerken en controleren van klantgegevens in het CRM-systeem
(incl. GDPR-compliance).
• Coördineren van administratieve klantcommunicatie en documentatie (geen
technische advisering).
• Registreren van klachten en opvolgacties in het CRM-systeem.
• Afstemmen met de receptie over reisboekingen voor technici (zelf niet boeken).
• Opstellen van rapportages, overzichten en KPI’s voor de serviceafdeling.
• Bijhouden van certificeringen en vereiste documentatie van technici (indien van
toepassing).

Wat verwachten we van jou?

• Mbo-niveau 4 opleiding in Administratie, Office, Logistiek of een vergelijkbare
richting.
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een service-, technische- of
backofficeomgeving.
• Ervaring met Microsoft Office, ERP-systemen (Ridder is een pré) en
CRM-systemen.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als
schriftelijk.
• Accuraat, stressbestendig, klantgericht en in staat om prioriteiten te stellen.
• Ervaring in een field service omgeving is een sterke pré.

Wij bieden jou:
- Een sterk team in een toekomstgerichte onderneming
- Een aantrekkelijk salarispakket
- Platte hiërarchieën en directe communicatie
- Gestructureerde inwerkperiode en individuele ontwikkelingsmogelijkheden
- Flexibele werktijden en, afhankelijk van je verantwoordelijkheden, de mogelijkheid tot mobiel werken.
- Een moderne werkomgeving met internationale projecten!

Onze organisatie

De traditie van een familiebedrijf betekent geen stilstand. Wij geloven dat het succes van het individu bepalend is voor het succes van het hele team. Wij stimuleren de innovatieve geest van onze medewerkers en waarderen nieuwe ideeën die bijdragen aan de verdere ontwikkeling van ons bedrijf. Deel uitmaken van de PROBAT-groep betekent: excellentie combineren met wereldwijde samenwerking, gekenmerkt door respect en diversiteit. Wij denken in generaties, niet in kwartalen. Wij zijn een wereldwijd merk met 15 vestigingen in 9 landen. Opgericht in 1868 in Emmerich.
Wij zijn een team van denkers, doeners en dromers die elke dag opnieuw de uitdaging aangaan om het beste merk op te bouwen dat de koffie-, cacao- en chocoladesector ooit heeft gekend.

Is this position tailor-made for you?

Ben jij enthousiast over deze vacature en zie jij jezelf als een waardevolle aanvulling op ons team?
Stuur dan je motivatiebrief en curriculum vitae t.a.v. Maaike Punt (Board & HR Assistant) naar: careers@probat.com.

Wil je eerst meer informatie? Dan kun je ons ook bellen op: 075-6126123.
Je sollicitatie wordt uiteraard vertrouwelijk behandeld.

Maaike Punt de Ruijter

Door de redactie aanbevolen externe inhoud